Goede besluitvorming is niets zonder een goede aanloop. Aan goede besluitvorming gaat een goede dialoog vooraf, waarbij alles op tafel komt. Alles wordt gezegd. Er is begrip over en weer. We zien ook de verschillen en daar hebben we over gepraat.
Die dialoogfase bestaat grofweg uit drie stappen (à la de methode van Deep Democracy). De gespreksleider is neutraal en leidt het proces.
1. Introductie van het onderwerp
Verzamel alle invalshoeken. De voorzitter is uitnodigend en moedigt aan om in de ik-vorm te spreken. Wat denk je hierover? Wat is je voorstel? Wat vind jij? Iedereen uitnodigen om zijn zegje te doen.
2. Zoek actief naar afwijkende meningen
Door specifieke vragen te stellen zoek je naar andere meningen. En degene die dit uitspreken, geef je steun. Is er iemand die iets heel anders wil zeggen? Wie wil advocaat van de duivel zijn?
3. Verspreid de afwijkende meningen
Uitgangspunt bij Deep Democracy is: alles wat er gebeurt is, van de hele groep. En een bepaalde mening zit waarschijnlijk niet bij één persoon. Dus vraag bij afwijkende of lastige meningen: Wie herkent dit? Wie heeft er een ervaring die erop lijkt? Het effect is dat de groep ook de andere kant van de zaak bekijkt. En zo ontstaat een meer onderzoekende houding in de groep.
Besluitvorming
Op enig moment begint de dialoog zich te herhalen en komen er geen nieuwe gezichtspunten op tafel. Dat is het moment dat de voorzitter een voorstel doet en de stemming begint. Het meerderheidsbesluit wordt gevolgd, maar daarmee is het nog niet klaar. Eerst krijgt de minderheid de kans om te vertellen wat zij nodig hebben om mee te kunnen in dit besluit. Dat kan dus leiden tot kleine aanpassingen, en een nieuwe stemming.
In ieder goed gesprek kan door emotie een conflict ontstaan. Mensen zijn betrokken. Hechten aan een bepaalde reactie. Dat kan wrijving geven. Als dat het geval is, kan je niet goed een besluit nemen. Je moet voorbij het conflict.
Wat kun je doen als er een conflict ontstaat? Een simpele manier is om de tegenstelling verder te onderzoeken. Wat zijn de voors en tegens bij beide kanten. Dit doen alle groepsleden gezamenlijk, ongeacht hun standpunt. De volgende stap is dat iedereen de vraag beantwoordt: wat raakte jou in het bijzonder in de voors en tegens. En wat zegt dat over jou, over wat jij belangrijk vindt. Dan ontstaat het gesprek op het niveau van waardes. En dit biedt mogelijk genoeg nieuwe inzichten om het conflict op te lossen of een andere invalshoek te vinden.